规章制度

基建工程档案管理的暂行办法

发布时间:2016-10-25 浏览次数:0

 

     基建工程档案管理是基建管理工作的重要内容。基建工程档案是学校综合档案的重要组成部分,是今后进行基建工作和学校管理工作的基础。 
一、 基建类档案是指学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修等项目的全过程中形成的、对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。 
二、档案管理人员应严格遵守岗位责任制,忠于职守,刻苦钻研业务,掌握专业知识,保证档案管理工作有序、高效进行。 
三、归档的综合管理文件:
1) 上级有关基建工作的文件。 
2)基建工作规章制度。 
3) 基建工作计划、总结、简报、大事记。 
4) 基建工作总体规划。 
5) 基建工程财务预决算和上级批复。 
6) 全校性总体规划、设计总平面图。 
7) 地质勘察、地形测量材料。 
8)设计院所、室形成的文件材料。 
五、 归档的工程竣工档案的内容 
(一) 工程前期及竣工文件材料
1) 可行性研究:项目建议书及上级批复、可行性研究报告、项目评估、环境评估、调查报告、设计任务书。 
2) 计划任务书及批复。 
3) 工程项目申请、批准文件。 
4) 征地审批文件(包括拆迁、补偿等文件)。 
5)规划定点文件(包括建筑红线图和道路红线图)。 
6) 工程文字审批(附方案图)文件。 
7) 设计文件:初步设计,技术设计,施工图设计,技术秘密材料,专利文件,设计计算书,关键技术实验,总体规划设计,设计评估,鉴定及审批。 
8) 建筑设计的环保、消防等审批文件。 
9) 规划许可证。 
10) 施工许可证。
11) 承发包合同或施工合同、协议书、招标、投标、评标、租赁等到文件、合同会签单、水、电、气、暖供应协议书。 
12) 工程地质和水文地质勘察报告。 
13) 预决算书及审计文件。 
14) 竣工报告、室内环境检测报告及工程竣工验收证明书、质量评审材料、验收会议决议文件等。 
(二) 竣工图
1) 建筑竣工图。 
2) 结构竣工图。 
3) 给排水(包括消防工程)竣工图。 
4) 采暖、通风、空调竣工图。 
5) 电气(包括智能化工程)竣工图。 
6) 装修(装饰)工程竣工图
(三) 与工程有关的各种声像材料(注明文字说明、工程名称、地点、时间、施工部位等)及其他材料。
六、资料的移交工作必须建立健全手续,资料的名称、份数、页数登记造册,移交时填写移交表,一式两份,双方签字。重要材料移交表须经移交部门科长审核签字确认。各科室及档案室分别保管备查。 
1、单项工程竣工验收后,三个月内由工地代表将该项工程的档案材料移交给档案室,由档案室按规定组卷。 
2、 归档资料有原件的必须是原件,使用复印件必须注明原件存放地点,一般工程前期及竣工图归档两份,其他一份,重要工程应在施工前确定归档份数,一般归档两份。 
3、 归档材料移交要全面及时,负责移交人员应对文件内容进行检查,做到内容真实、无遗漏,单项工程各工地代表负责对由施工单位移交的材料依照前归档内容进行检查。 
4、 竣工图必须使用新蓝图绘制,按规定加盖“竣工图”标志,并如实填写内容。 
5、 归档材料必须字迹清晰端正,图纸清楚,纸张优良,书写一律用碳素墨水,以利长久保存。 
6、 档案管理人员按规定对所收集的档案资料进行排列、组卷、编目、装订。
7、 校内外单位或个人,查阅档案资料时,须经科长以上领导同意方可查阅相关资料,档案室作好查阅记录。 
8、 查阅利用档案,一般在档案室内进行,归档资料一般不外借。确须借出时,须经领导批准方可办理借出手续,档案室作好借阅登记(注明借阅人姓名、单位、联系电话等)。 
9、 对所借档案资料,要妥善保护,不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、眉批、污损,借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。 
10、 对借还的档案资料,档案管理人员要进行认真清点、检查和验收,无误后方可归档,如发现问题,及时查明原因,上报领导。 
11、 对过期不还者,档案室人员有责任催还,对故意不还者,应上报领导加以解决。 
12、 按有关规定确定档案资料密级及保管期限,经鉴定需销毁的档案资料,必须编造销毁清册,经有关领导批准后方可销毁。 
13、 档案室要作好防盗、防火、防虫、防晒、防鼠、防尘、防霉、防有害气体等“八防”工作,严禁吸烟和存放易燃易爆物品。 
14、 存放档案橱俱排列合理整齐,并保持清洁卫生。 
15、 对保管的全部资料,每半年进行一次清点核对,发现破损档案应及时修复或复制。 
16、 档案室有关人员应经常检查和清除可能发生事故的隐患。 
17、 档案管理人员在调换工作时,对所管档案要办理交接手续,离职后对需保密材料内容不得泄露。 
18、 档案管理人员应对在册档案资料按一定题目选材、加工、排列、组合编制各种参考资料,提高档案工作管理水平。

 

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